建立Excel下拉式選單,含連動與顏色編輯方法

下拉式選單多用在防呆/驗證或限定的單選題,多層連動表單如第一層選台北市,第二層選項自動變成台北市的12個行政區中選一也可,此教學還會分享自動顯示顏色的方法。

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建立Excel下拉式選單的項目

將選單要選擇的項目清單列出來,直的橫的或即時函數運算結果如:Count計數等都可以,但要在同一個檔案裡才能運作。Excel下拉式選單教學,含連動、顏色編輯與複選設定-3

 

設定選單

選好要加入選單的儲存格後,到上方工具列 > 資料 > 資料驗證 > 設定,儲存格內允許清單後,在來源框框的右邊按資料選擇小按鈕,選擇剛建立好的選單項目就可以了,建議勾選忽略空白。提示訊息能顯示勾選下拉式選單時出現的說明等,不是很常用到。

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多層連動的下拉式選單

假設我要勾選同事們的:居住縣市與行政區域,總不能選台北市,結果區域還是全台灣所有區域中勾選吧?此時就要用雙層連動的選單,設定稍微複雜一點。

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建立兩層選單的項目:定義名稱

將第一層項目與對應到的第二層項目Key出來,比如說台北市與對應到的士林區、北投區、文山區…等全Key出來如圖,再來到上方工具列 > 公式 > 定義名稱,名稱選城市,參照到就框所有區域,注意每一列都要定義名稱。

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完成後可在公式 > 名稱管理員確認。

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建立第一層選單

假設在B2格建立第一層,上方工具列 > 資料 > 資料驗證 > 設定,選清單後在來源選擇剛才建立的兩座城市。

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建立第二層選單

假設在C2格建立第二層,上方工具列 > 資料 > 資料驗證 > 設定,選清單後在來源輸入函數:=indirect(B2) ,就成功了! 建立第三、第四層… 假設在C2格建立,上方工具列 > 資料 > 資料驗證 > 設定,選清單後在來源輸入函數:=indirect(B2) ,更多層就依此類推即可,Excel應該會預設=indirect($B$2),這樣也是OK的。

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看到目前評估為錯誤是因為縣市是空的,大膽按繼續就對了,之後就能順利使用兩層連動的下拉式選單囉!

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編輯顏色

其實就是建立規則,選擇要編輯顏色的區域後,上方工具列 > 常用 > 設定格式化的條件 > 新增規則

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選擇 只格式化包含下列的儲存格,儲存格值等於士林區(或其他條件),再按格式設定。

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當儲存格裡面的值為士林區時,填滿色彩、字形變大變小或加外框等都在這裡設定,之後就大功告成了。

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